¿Cómo organizar una reunión (sin romperse la cabeza)?

Organiser sa réunion avec Chooseandwork

Los artículos que existen sobre el arte de, el cómo hacer, organizar, animar, estropear una reunión, ¡son infinitos! Las reuniones son “el plato principal” más famoso (en términos digitales y de gestión) de los blogueros, comediantes, medios de comunicación y otros expertos.

¿Ustedes también hablarán del tema? ¡Así es! La diferencia es que nosotros le agregamos un toque gracioso y profesional único ????

Una reunión en tiempo y forma

La palabra “reunión” tiene como definición: conjunto de personas que se juntan con un fin en particular.

Originalmente, las reuniones eran la manera de reunir individuos que en un principio no tenían posibilidad ni manera de verse.

Hubo un tiempo (que los jóvenes menores de 20 años no conocerán nunca) en que solucionar un problema no necesitaba más que unos minutos y… un buen teléfono (de los de antes).

No es sorprendente que con el tiempo, las empresas y la manera de gestionarlas hayan evolucionado y cambiado las reglas del juego. Ahora, trabajamos en proyectos que necesitan la presencia de varias personas en espacios abiertos disponibles con reservas (producto del teletrabajo…) o en oficinas individuales dónde tener la puerta cerrada es sinónimos de productividad. Nuestra actividad se resume a pasar el día frente al ordenador el cual utilizamos para pedir nuestra comida (la cual consumiremos mientras leemos nuestros correos electrónicos).

En fin, las reuniones se han vuelto indispensable para asegurar la buena comunicación de las empresas.

Tiempo de organizar la reunión

La reunión se aproxima y como todo buen o buena gerente, asistente, director o directora, jefe o jefa de proyecto que se respeta, tiene toda la información en la mente, efectuó la reserva de su sala de reunión en 15 segundos y está 100% seguro de no olvidar nada (ni a nadie). Alguien así como ¡Superman o la mujer maravilla!

En Chooseandwork, no somos tan bueno como usted (todavía), es por eso que hicimos una check-list para asegurarnos de no olvidar nada.

Ahora no le quedará otra cosa que “llevar a cabo su reunión”.

¿Cómo organizar una reunión?

Gestionar su reunión

En toda honestidad, organizar una reunión es la tarea más laboriosa por excelencia.

Según un estudio realizado del 3 al 19 de abril en 2017 por Opinionway, empresa francesa que se encarga de realizar encuestas, el tiempo que una persona pasa asistiendo a reuniones es de 3 semanas al año para los empleados y del doble para los gerentes y jefes.

Ahora que sabemos todo esto, ¿cómo podemos gestionar de manera óptima las reuniones?

No se preocupe, basta con seguir al pie de la letra algunos principios de sentido común:

  • Haga una lista detallada de su intervención (el conjunto de actividades que tomarán lugar en la reunión) y cronometre cada actividad.
  • El día de la reunión, tenga un reloj a la mano para tener la completa seguridad de que su reunión no tomará más tiempo del previsto.
  • Sea firme y diplomático/diplomática con las personas que hablan más tiempo del debido o acordado.
  • ¿Es usted quien anima la reunión? Preste atención a los participantes y no permita que se impacienten o pierdan interés.
  • Escuche y anote las sugerencias de cada participante.
  • Y por último, respete el tiempo que había previsto en un principio.

¡Qué disfrute su reunión!

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