Reuniones profesionales: dar la bienvenida a sus clientes de negocios
Habíamos ya abordado este tema hace algún tiempo cuando hablamos con ustedes sobre como dar la bienvenida a un cliente inglés.
Hoy abordamos este tema desde un punto de vista más amplio para que sus clientes, ya sea que vengan a una reunión de negocios, a un evento o a un seminario, reciban una acogida que responda a sus expectativas.
El perfil de la clientela de negocios
Ya sean alemanes, ingleses o españoles, los clientes de negocios tienen características comunes que deben tenerse en cuenta para garantizar el éxito de su evento corporativo.
Por lo general, son profesionales experimentados con puestos de alta responsabilidad. Particularmente atentos al éxito de sus viajes de negocios, son exigentes en cuanto a los eventos en los que participan.
Este requisito también se refleja en la preparación de sus viajes de negocios. Acostumbrados a este tipo de situaciones, a menudo ellos mismos son los que realizan la reservación a través de la web.
Esta metodología también les permite respetar las limitaciones presupuestarias a las que están sujetos. Cada vez son más las empresas que exigen a sus empleados que viajen en segunda clase y que reduzcan el tiempo de permanencia en el lugar de trabajo. Del mismo modo, la calidad del alojamiento se ve a menudo reducida. El estrés y la fatiga son su destino cuando viajan por trabajo.
La clientela de negocios se puede dividir en 3 perfiles:
- El cliente pragmático (el más común)
Acostumbrado a este tipo de viajes, sus expectativas siguen siendo muy básicas: objetivos profesionales cumplidos, transporte eficiente, alojamiento y servicios de catering de calidad.
Transporte: en transporte público o taxi (el más rápido o el más conveniente)
Alojamiento: hotel cercano o de fácil acceso desde el lugar del evento
Horario: totalmente dedicado al evento, las noches reservadas a los negocios.
- El cliente exigente (baja proporción de clientes empresariales)
Busca un máximo de apoyo. Le gusta que todo este organizado con anterioridad y el sentirse privilegiado. Como resultado, espera una calidad de servicio irreprochable y se ve obligado a consumir más servicios.
Transporte: Taxis o Autobús de enlace
Alojamiento: hotel de 4 o 5 estrellas de grandes cadenas con servicios adicionales
Horario: evento y descubrimiento del destino si existe la posibilidad
- El cliente hedonista (cada vez más común)
Aprovecha su viaje de negocios para combinar trabajo y placer. Muy de moda, esta visión de los viajes de negocios a menudo da lugar a prolongaciones de estancias (sobre todo los fines de semana, cuando el viaje tiene lugar al final de la semana) con el fin de disponer de tiempo libre para descubrir la zona geográfica que los acoge.
Transporte: transporte público
Alojamiento: preferiblemente en un hotel con encanto fácilmente accesible desde el evento pero situado en una zona animada.
Horario: dividido entre eventos y ocio
Las expectativas de los clientes de negocios
1) Las expectativas con respecto al evento en el que participan.
En general, aquí están los 3 puntos esperados por cualquier cliente empresarial en cuanto a la gestión del evento:
- Un calendario
- Wifi gratis
- Restauración de la calidad
En el caso de la participación en un salón o seminario, debe añadir a estos 3 puntos:
- Por lo que se refiere a la organización: señalización, aplicación móvil, guía y personal de recepción.
- Acceso a zonas privadas
- Un servicio de conserjería para cualquier problema logístico
Además, dependiendo de su participación en un seminario o salón, sus preocupaciones no son las mismas.
Los participantes en un salón a menudo requieren mucho tiempo, lo que les obliga a optimizar la planificación de su agenda para gestionar el mayor número posible de cosas en el menor tiempo posible. Sus condiciones de trabajo son agotadoras (muchedumbre, ruido…).
En cuanto a los seminaristas, están menos presionados, experimentan este evento más como un «descanso» profesional que les permite establecer contactos y aprovechar los servicios que tienen a su disposición. Por lo tanto, el estrés y la fatiga están menos presentes que en el caso de la participación en una feria comercial.
2) Expectativas y necesidades de los viajes de negocios
Desde un punto de vista funcional, un viaje de negocios exitoso requiere:
- objetivos profesionales alcanzados
- sin pérdida de tiempo en el transporte
- alojamiento limpio, confortable, tranquilo y con conexión Wi-Fi
- comidas cualitativas
A estos elementos hay que añadir también una dimensión emocional:
- El reconocimiento profesional
Los clientes de negocios viajan por razones profesionales y como tales esperan servicios que satisfagan necesidades específicas (tranquilidad, comodidad, calidad de los servicios de alojamiento y restauración).
- Ser acogido de manera «humana”
En particular, están esperando reencuentros cara a cara que les permitan tener respuestas personalizadas.
- Recordar ese viaje
Asistir a un congreso es genial, pero asistir a seminarios en un lugar atípico es mejor y deja recuerdos para sus clientes. Los clientes de negocios apreciarán el valor de su viaje de negocios también de acuerdo con el marco o las actividades ofrecidas en el viaje. ¿Y qué podría ser mejor que un cliente que te recuerda a través de un evento cuidadosamente preparado?
