La Standup Meeting o como llevar a cabo reuniones de pie para mejorar su eficiencia y productividad

Es un viernes por la tarde, son las 4:30 p.m. Usted está a cargo de dar seguimiento a los pedidos de una Start-up que produce alimentos congelados. En el área del coworking, todos sus colegas están alborotados: anoche se emitió en el noticiero de televisión el reportaje que presentaba su tan innovador concepto. No esperaba que saliera tan pronto la difusión y no estaba preparado para considerar las consecuencias positivas que esta visibilidad generaría en una gran afluencia de pedidos para la próxima semana. Debe reaccionar inmediatamente. El director de marketing decide reunir a todos los jefes de departamento y personas concernientes en una pequeña sala dentro del espacio de coworking en el cual usted trabaja (todas las salas de conferencias están reservadas y utilizadas por el momento). No hay sillas para todos. ¿La relevancia de las decisiones tomadas durante esta reunión y el futuro de la Start-up se verán afectados por este detalle en concreto? ¿Acaso piensa mejor cuando se sienta?

Reuniones clásicas: una pérdida de tiempo para todos

En el entorno de una empresa tradicional, las reuniones son frecuentes. Demasiado frecuentes. Esta es una de las razones por las que muchos prefieren tele trabajar o trabajar de forma independiente, evitando así las numerosas reuniones del comité ejecutivo y otras conferencias que muy a menudo tienen el principal inconveniente hasta al punto de parecer eternas. ¿Resultado? Todo el mundo se aburre, cada participante se encuentra sentado detrás de su ordenador, tratando de disimuladamente leer y contestar sus correos electrónicos y solo participando en la reunión de vez en cuando y de manera poco entusiasta. Al final, terminamos con una evasión de la responsabilidad en este tipo de encuentros en los que nadie se involucra plenamente y espera que solo pase.

Ciertamente, se trata de una visión bastante pesimista de las reuniones tradicionales, pero quizás usted ya se ha encontrado en una situación similar en su trabajo, en la que intentaba escapar lo más rápido posible de una reunión interminable mientras una montaña de trabajo le esperaba en su puesto…

Reuniones “Stand-up”: Reuniones de pie para una mayor eficiencia en el trabajo

Esta nueva forma de llevar a cabo reuniones es cada vez más utilizada por empresas y Start-ups que buscan optimizar su tiempo y eficiencia. Gracias a las reuniones de pie (stand-up meetings), los participantes pueden expresarse más fácilmente y todos trabajan por el mismo objetivo para hacer estas reuniones más constructivas.

Esta idea no es nueva,  proviene de los llamados “métodos ágiles”, comúnmente utilizados en el mundo de la tecnología e informática para maximizar la eficiencia del equipo y acelerar el desarrollo de software, por ejemplo, aplicado a las reuniones de trabajo, el objetivo del “método ágil” será realizar reuniones cortas en las que se intercambia información sencilla. Así mismo colegas y trabajadores son invitados a compartir con otros el progreso de su trabajo, los principales proyectos en curso y los posibles problemas. Tenga cuidado, no se trata de presumir a sus colegas todo lo que hace y no hace para darse su importancia, Por lo tanto, estas reuniones deben ser lo más cortas posible, lo ideal, menos de 10 minutos.

¿Ahorran tiempo las reuniones de pie? Los investigadores de gestión han intentado responder a estas preguntas.

Volvamos a nuestro ejemplo en la introducción de este artículo y a las preguntas que plantea el sentarse vs. el estar de pie: ¿pensamos mejor cuando estamos sentados? ¿No sería posible tener reuniones de pie? ¿Qué impacto en el rendimiento de los empleados y en la eficiencia en la búsqueda de soluciones en las reuniones?

En 1999, Bluedorn, Tuban & Love realizó un experimento científico. Para ello, formaron grupos de 5 personas cuya tarea era encontrar las soluciones más adecuadas a un problema común con una descripción detallada. Cada grupo realizó su tarea en una sala de reuniones con una pizarra y material apropiado.

• Para una mitad del grupo, se colocaron una mesa y sillas en la sala.
• Para la otra mitad, ni la mesa ni las sillas estaban a su disposición. Tuvieron que hacer su reunión de pie.

No se estableció ningún límite de tiempo para el ejercicio.

Los resultados observados dieron bastante información interesante. En primer lugar, las reuniones de los grupos denominados «de pie» duraron 9 minutos, frente a los 13 minutos de los grupos «sentados». Esto representa un ahorro de tiempo equivalente a un tercio! Más sorprendente aún, este ahorro de tiempo no tiene un impacto negativo en la calidad del trabajo, ya que la calidad de las decisiones tomadas por los grupos «de pie» y «sentado» fue idéntica. Finalmente, el sentimiento de los participantes después de la reunión no se vio afectado por la comodidad ofrecida, ya que en ambas condiciones, los sujetos se declaran satisfechos y solidarios con las decisiones tomadas por su grupo.

Por lo tanto, este estudio muestra que en una situación donde una reunión debe realizarse con urgencia, es mejor que se ejecute… ¡de pie! Los participantes tendrán que pensar rápidamente y la falta de sillas no les molestará en lo más mínimo.

A menos que la reunión dure mucho más tiempo, pero entonces puede significar que una reunión “urgente” al final no era tan urgente….