¿CÓMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN MÁS EFECTIVA?
Las reuniones son una parte inevitable de nuestra vida laboral diaria y están destinadas a aumentar la productividad y la eficiencia de un equipo.
De hecho, las reuniones no deberían desperdiciar su tiempo y recursos! Con una preparación adecuada, pueden ser sesiones invaluables para comunicar las expectativas y lanzar nuevos desafíos. Con esto en mente, aquí hay 5 consejos que le ayudarán a que sus próximas reuniones sean un éxito.
#1 La preparación es la clave
El líder de un equipo nunca debe organizar una reunión sin un orden del día preparado de antemano. Todos los miembros deben recibir un orden del día antes de que comience la reunión.
¿Qué debería contener la agenda? Puede intentar lo siguiente:
- Fecha y lugar de la reunión;
- Lista de temas a tratar;
- Descripción de los objetivos de la reunión;
- Lista de participantes y oradores.
#2 Reunión fuera de la oficina
Cuando en las reuniones comienzan a aparecer rostros cansados y falta de energía e ideas, es una señal de que es hora de salir del ambiente de trabajo habitual. De hecho, son señales que indican la necesidad de aire fresco. Qué mejor manera de hacerlo que programar su reunión al aire libre.
Por lo tanto, una sesión fuera de las instalaciones de su empresa es perfecta para evitar la fatiga de la reunión. Lleve a su personal a un café cercano, a un bar o incluso a un espacio atípico. A veces sólo hace falta un cambio de escenario para que la energía y las buenas ideas fluyan de nuevo.
Un cambio de ambiente es una forma segura de llevar a cabo una reunión productiva porque devuelve la energía y las buenas ideas a los participantes.
#3 Plan de videoconferencia para reuniones a distancia
El equipo de videoconferencia se instala en una sala de reuniones con un monitor para que los participantes en la conferencia puedan colaborar con sus colegas en un lugar remoto.
La calidad de la voz, así como la calidad del video, es crucial. La mayoría de los proveedores se esfuerzan por hacer que las transmisiones de audio y vídeo sean lo más realistas posible, de modo que la videoconferencia de alta calidad pueda sustituir a las reuniones cara a cara o de viaje sin sacrificar la productividad.
Dele a sus equipos el espacio, las herramientas y el equipo que necesitan para colaborar más eficazmente. Proporcionar salas equipadas con sistemas de videoconferencia de alta definición y de intercambio de contenidos.
#4 Mantener una sesión de preguntas y respuestas
Las sesiones de preguntas y respuestas son una práctica común en las reuniones, pero a menudo tienen lugar al final de la reunión y duran sólo unos minutos. Esto frustra el propósito de las sesiones de preguntas y respuestas como herramienta para el compromiso de los empleados y la generación de ideas. Por eso estas sesiones deben ser tan largas como la reunión. Los organizadores pueden utilizar preguntas prescritas para facilitar una mejor discusión entre los líderes y los empleadores.
Este tipo de sesiones puede hacer maravillas para su empresa, ayudándole a involucrar a los miembros de su equipo, aumentar la productividad y reducir los costos.
Tenga en cuenta que estas técnicas de reunión no sólo enriquecen su organización, sino que también animan a su personal a crecer.
#5 Un plan de acción para cerrar la reunión
Cualquiera que sea su papel o industria, puede que no sea posible abordar un proyecto grande o un tema complejo en sólo 30 a 60 minutos de tiempo de reunión. Inevitablemente, habrá sin duda reuniones de seguimiento, así como evaluaciones de los KPI que se han puesto en marcha de antemano.
Cuando termine la reunión y empiece a perder la atención de los participantes, asegúrese de dirigir la conversación hacia un plan de acción para tomar los siguientes pasos para hacer avanzar su proyecto.
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