¿CÓMO ESCRIBIR UN INFORME DE REUNIÓN?

Ahhhh los interminables minutos de la reunión. Muchos de nosotros lo encontramos tan aburrido como la propia reunión de negocios. Es verdad, no es muy divertido como ejercicio, pero es una herramienta indispensable de comunicación interna de la empresa! Si, si … lea más ???????

El acta: la piedra angular de la reunión de trabajo

¿De qué sirve una reunión si no sale nada de ella? Las actas de la reunión son EL documento esencial para llevar un registro escrito de la reunión y permitir al equipo tomar las acciones decididas durante la reunión.

Este documento es, de hecho, el informe completo de la reunión, que permite rastrear los intercambios, los debates y las decisiones tomadas. Y esto es más que útil porque, aunque los participantes están presentes, muchas personas hacen otra cosa durante una reunión que no sea seguir los intercambios.

Por lo tanto, este documento desempeña el valioso papel de instrumento de lucha contra la desecación, pero también como resumen para los que están ausentes, como lista de acciones a realizar para el equipo y como instrumento de vigilancia para los encargados de la adopción de decisiones.

Pero cuidado, tampoco se trata de escribir todo a granel en una hoja de papel. Las actas de la reunión deben cumplir ciertos requisitos y deben ser escritas de acuerdo a criterios precisos.

Minutas de la reunión: escribir las reglas para estar al tanto

El propósito de las actas de una reunión es permitir que una persona que no asistió sepa lo que se dijo, decidió y en qué contexto.

Por lo tanto, es importante que este documento mantenga un tono neutral.

1) Notas que tomará durante la reunión

Es obvio, pero como no todos escriben en taquigrafía, no siempre es un ejercicio fácil.

Aquí hay algunos consejos para acelerar la toma de notas sin que se convierta en un profesional de la taquigrafía.

• Uno en la sala de reuniones, tómese el tiempo para sentarse, saque bolígrafos de diferentes colores, estabilizadores y otros que le permitan resaltar ciertos puntos.
• Use papel y lápiz (y olvídese del ordenador, que le hará perder el tiempo).
• Prepare su borrador de antemano con los puntos que serán discutidos.
• Nombre a sus participantes con letras (AD es más corto que Alain Dupont)
• ¡Utilice los diagramas lo antes posible y recuerde incluir los pies de foto!
• Usar las tablas lo antes posible
• Tome fotos de lo que está escrito en la pizarra o en el rotafolio.
• Usar abreviaturas

2) Inmediatamente después escribirá las actas de su reunión.

Y sí, puede trabajar su memoria al máximo y comer pescado, pero cuanto más espere, más difícil será escribir un informe claro y efectivo.

Revise sus notas y empiece lo antes posible para que no se pierda nada importante. Recuerde que el propósito de las actas de la reunión es formalizar claramente las decisiones en cuanto a las medidas que deben adoptarse, los plazos y el reparto de responsabilidades.

3) Esta información no olvidará ponerla en su informe

• El nombre del grupo / título de la reunión
• La fecha
• La ubicación
• Hora de inicio
• Tiempo final
• Nombres de los participantes invitados
• Nombres de los presentes, ausentes y excusados
• El nombre del presentador
• La agenda en forma de plan

4) De esta manera se expresará en su informe

Como regla general, al escribir las actas de las reuniones, póngase en el lugar del lector. Es mejor empezar con un texto estructurado y fluido (con títulos, subtítulos, listas, etc.) e incluso diagramas y tablas, que con un sistema de preguntas y respuestas que no resalte los puntos importantes.

También elija un sistema de tiempo y una redacción que sea idéntica en todo su documento.

• Sistema de tiempo: https://www.francaisfacile.com/exercices/exercice-francais-2/exercice-francais-93204.php
• Enunciado discursivo o histórico: http://research.jyu.fi/grfle/501.html

O bien enfoca su historia en lo que los participantes dicen en la reunión («AD dice que…») o la enfoca en el propósito de la reunión siguiendo el progreso de la discusión.

5) Al revisar las actas de su reunión usted

Una vez hecho el primer borrador, léalo de nuevo para comprobar que no ha cometido ningún error en los intercambios que tienen lugar, las decisiones tomadas, etc., y por supuesto errores de mecanografía, faltas de ortografía …

Aproveche también la oportunidad para aclarar algunos términos y utilizar sinónimos para no repetir las mismas palabras con demasiada frecuencia (como lo hacemos en este artículo con «reunión» y «actas» ?????).

6) Su informe lo documentará

Recuerde adjuntar la presentación que se hizo durante la reunión, los diagramas y otros documentos como apéndice a su acta.

7) Tras la revisión de sus actas, usted presentará

Para hacer un buen informe… nada mejor que la corrección de pruebas, preferiblemente por el propio anfitrión, si no por usted. Antes de cualquier emisión, este paso es esencial. Evita los malentendidos (cualquiera puede equivocarse) y le permite aclarar ciertos puntos si ha sido demasiado «ligero» en su escritura.

8) Después de la publicación, su informe será archivado.

El archivo es importante especialmente cuando se trabaja en modo de proyecto. Basta con que en la siguiente reunión se abra un debate sobre las decisiones tomadas en una reunión anterior y luego… las actas están ahí para recordar a todos lo que se decidió. También es un documento para seguir el progreso del proyecto, así que guárdelo cuidadosamente.

Finalmente, use las minutas de la reunión para ayudarse a planear la próxima reunión de trabajo de su grupo. Esto le ayudará a definir los participantes y la agenda.